عشر نصائح تجعلك تغادر مكتبك مبكرا

الجميع يتمنى إنجاز عمله في وقت قياسي وبجودة عالية ولكن للأسف قد يفتقد للخطوات التي تقوده لمثل هذا الأمر, لذا فقد جمعت لكم في هذا المقال مجموعة خطوات تقودك إلي تنظيم عملك وإدارة مكتبك بشكل صحيح.

1 ـ حسن الاستعداد، أي التخطيط والجدولة، بمعنى وضع خطة معينة لأعمالك اليومية. ففكرة الكثيرين عن الأهداف تنحصر في الأهداف طويلة المدى ولا يعلمون أصلا أن هناك أهدافا يومية تساعد على تحقيق أهداف المدى الطويل. فالمبدأ الأساسي هنا هو أن نعي تماما أن تنظيم حياتنا اليومية هو أول خطوة نحو تنظيم أهدافنا على المدى الطويل، خاصة في حياتنا العملية.

2 ـ تقليل تأثير المثبطات، أي مضيعات الوقت ومبطئات السرعة: والسبب الرئيسي وراء ذلك هو محدودية الوقت المتاح لنا، فتكون النتيجة الطبيعية هو محاولتنا الإسراع بكل ما نقوم به، أو إطالة يوم العمل.  

 3 ـ التنظيم، أي الترتيب ووضع الأنظمة: ويرتبط ذلك الأمر بمدى سيطرتك على أوراق العمل ورسائل البريد الالكتروني وأية معلومات واردة إلى أو من مكتبك. وتعريف التنظيم في الحياة العملية هو «القدرة على فرز ومعالجة المعلومات بشكل فعال»، كما يتضمن ذلك التعريف أيضا القدرة على معرفة ما تريده، ومتى. لكنه يتضمن، بالإضافة إلى ما سبق ـ وهو ما يثير دهشة الكثيرين ـ أيضا التنظيم الخارجي والظاهري للمكتب، أي تنظيم الأوراق والملفات، سواء الورقية أو الالكترونية. فالتنظيم الخارجي يساعد إلى حد كبير على التنظيم الذهني.

4 ـ الالتزام، أي المثابرة في تتبع مهامك والإصرار على استكمالها، مع مقاومة كل ما من شأنه أن يشتت ذهنك.

 
5 ـ القلق، بسبب التوتر وزيادة الأحمال، وكلها من سمات الحياة العصرية. ولن يمكنك التحكم في كل العوامل المحيطة بك، ولكن يمكنك التحكم في العوامل الداخلية التي تخصك وحدك. ومنها ردود فعلك إزاء تلك المؤثرات وزيادة الأحمال.

6 ـ التركيز، أي الانتباه. يتنافس ـ بل يتآمر ـ على تركيزنا ـ أو بالأدق على الإخلال به ـ عدة عوامل، خاصة في حياتنا العصرية. ويندرج تحت بند العوامل المتآمرة تلك الزملاء الثرثارون، وعدم تنظيم الأفكار, لذا يجب على الشخص تدوين كل ما يريد القيام به والابتعاد عن الأماكن التي يتواجد فيها الفارغون الذين يؤثرون على تركيز الشخص في عمله.

7 ـ السيطرة على الوقت، أي إدارة الذات والأنشطة. ولا يتعلق هذا الأمر فقط بعدد أو كم المهام التي تؤديها أو تنجزها خلال اليوم الواحد، بل يتعلق أيضا بأهمية هذه الموضوعات وأولويتها بالنسبة لك وبالنسبة لحياتك العملية ,وتعني السيطرة على الوقت الالتزام بمواعيد تسليم المشروعات أو التقارير، سواء مع الزملاء أو الرؤساء أو العملاء أو الموردين. وتمتاز السيطرة على الوقت بأنها أداة نفسية رائعة لإشعارك بالإنجاز في نهاية كل يوم.

8 ـ إدارة المعلومات، أي الأدوات والتكنولوجيا. فبعد أن كانت ثورة المعلومات تعمل لصالحنا تماما ولزيادة معلوماتنا، زاد الأمر عن حده ـ عملا بالمثل الدارج ـ فانقلب إلى ضده. فقد أصبحنا نعاني من تخمة المعلومات، مما أصبح يتطلب منا مجهودا مضاعفا لتنظيم تلك المعلومات وفرز المفيد من غير المفيد. وقد تكون تلك الخطوة أهم من تداول المعلومات ذاتها.

9 ـ الحيوية، أي الاهتمام بالذات. تفرض علينا الحياة العصرية للأسف نمطا غير صحي للعيش, لذلك يجب علينا أن نتعمد إتباع منهج صحي، وألا ننجرف مع التيار السائد الذي يفرض علينا. فصحة البدن لها دور كبير في نجاحك العملي. فهي تساعدك على المثابرة والتفكير السليم والتركيز .

10 ـ التوازن، أي وضع الحدود والموازنة بين الزوايا المختلفة لحياتك، خاصة الجانبين الشخصي والعملي. وأهم مبدأ هنا هو التنظيم، وعلى رأسه تنظيم الوقت. أما المبدأ الثاني فهو الفصل التام بين الجوانب المختلفة. والمبدأ الثالث هو التقسيم العادل لكل جانب، وإعطاء كل ذي حق حقه.

حسن مانع آل عمير

رئيس وحدة التطوير والتدريب